Keresés

Amit az esküvőszervezésről tudnod kell

Frissítve: 2020. feb 14.

Elkezdted szervezni az esküvődet, vagy még csak fontolgatod, hogy egyedül vágsz bele a szervezés kalandjába, de egyelőre fogalmad sincs, merre indulj, kiket keress meg, kiktől kérdezz és úgy egyáltalán melyik végéről kellene ezt az egészet megfogd. Itt válaszokra találnak a kérdéseid, ne aggódj! Olvasd végig a következő sorokat és próbálj meg a felsoroltakból minél több dolgot megjegyezni, majd pedig hasznosítani.


Összeszedtük neked egy szép kis listába mindazokat az elemeket, amelyekről gondoskodnod kell annak érdekében, hogy az esküvőd olyan legyen, amilyennek elképzelted. Tollat és papírt elő,


0. A legelső és legfontosabb lépés: megmérni, meddig ér a takaród. Azaz, kitalálni, mekkora összeget szántok az esküvőre. Ha megvan ez a szám, vésd kőbe! Az a tuti, ha nagyon jól megjegyzed és nem módosítgatod, mert az esküvőszervezés világában elég könnyű eltévedni és azon kapni magad, hogy rég meghaladtad az erre szánt összeget. Mert mindig lesz egy eggyel szebb (és drágább) ruha, egy eggyel szebb (és drágább) öltöny, egy szebb és grandiózusabb (és drágább) helyszín, egy különlegesebb ízvilágú (és drágább) torta és így tovább. Nos, ha ezek a dolgok könnyen kibillentenek és engedsz a csábításnak, a világ pénze nem lesz elég ahhoz, hogy minden költségtételre jusson. Plusz, ebben az iparágban egyes szakemberek képesek eladni a saját – néha irreális és nagyon drága – világképüket.

1. Ha megvan, meddig nyújtózkodhatsz, jöhet a dátum kiválasztása. Ez az origó, minden innen indul és e körül is forog. Ez lesz a leggyakrabban ismételt kérdés (persze, csak azután, hogy 1000x elmeséltetik veletek a lánykérés sztoriját :) ). Szóval? Mikor lesz az esküvő?

2. Kiket hívtok meg? Hány vendéggel számoltok? A következő lépésekhez fontos lesz tudni, mekkora lesz a násznép. Ez befolyásolja többek között a helyszínválasztást is. A szolgáltatók körében is ez lesz az egyik kulcskérdés, a helyszínnel és a dátummal karöltve.

3. Megvan a dátum, megvan a vendégek hozzávetőleges száma. Szuper, megy ez! Hogyan képzelted el az esküvőt? Ha becsukod a szemed, milyen helyszínen látod magatokat és a násznépet táncolni? Egy kastély báltermében, egy étteremben vagy esetleg szabadtéren rendezvénysátor alatt? Bármelyik is legyen, le kell foglalnod. Idejében! Ez nagyon fontos: a legjobb és legnépszerűbb helyekért elég szép csaták dúlnak. Már 1-1.5 évvel korábban lefoglalják őket. Ha neked már nincs 1-1.5 éved az esküvőig, ne aggódj. Számtalanszor előfordul az, hogy az ifjú pár az esküvő dátumát a kiválasztott helyszín szabad időpontjaihoz igazítja. Minden megoldható, csak a megfelelő szálakat kell meghúzni... vagy meghúzatni ;)

4. Miután a vacsora/party helyszíne megvan, ki kell találni, hol legyen a ceremónia. Ez azért fontos, mert kihatással lehet a vacsora/party helyszínére. Ha valahol a szabadban, például egy festői tó partján, egy udvarban/kertben szeretnétek megtartani a ceremóniát, már a szervezés kezdő fázisában ezzel kell kalkulálni. Továbbá, ki kell gondolni és meg kell találni, ki legyen az, aki levezeti a ceremóniát (anyakönyvvezető, szertartásvezető, egyházi képviselő).

5. Vannak olyan rokonok, barátok, akik nem a kiválasztott helyszín közelében, hanem más városban vagy országban élnek? Ők valószínűleg hozzátok fordulnak majd segítségért szállás ügyében, főleg, ha az itthoni rokonoknál már teltház van. Ez is egy olyan szempont, amelyet érdemes figyelembe venni.

6. Megvan a dátum, a násznép hozzávetőleges száma, a helyszín. Haladunk! A következő – egész nagy falat – a szolgáltatók felkutatása és a velük való tárgyalások leszervezése és lebonyolítása. A velük való kapcsolatfelvételben nincs különösebb időrendiség, viszont van egy nagyon fontos dolog, amit észben kell tartani: a legjobbakat egy szempillantás alatt elhappolják. Szóval, ennek a résznek idejében neki kell látni. Az árak változóak, így érdemes minden szolgáltatásra több árajánlatot is bekérni. Ha ezek megvannak, ki kell választanod legalább 3-at, akikkel találkozni és tárgyalni is fogsz. Szerencsés helyzet, ha korábban már részt vettél pár esküvőn, ahol megtetszett valamelyik szolgáltató munkája. Igen igen, tudom,

nem akarod koppintani a barátnődet, nem akarod leutánozni azzal, hogy ugyanazt a fotóst/sminkest/fodrászt/DJ-t/zenekart/ceremóniamestert stb. kéred fel. Viszont, ha a már „tesztelt” szolgáltatót nem kéred, akkor neki kell állnod keresgélni és tárgyalásokba kezdeni a többiekkel.


Az árajánlatok annak függvényében is változhatnak, hogy melyik napra tervezitek az esküvőt. Fontos tudni, hogy a május-szeptemberi időszak a legnépszerűbb. Plusz, az sem mindegy, hogy pénteken (olcsóbb, de talán nehezebben kivitelezhető, főleg ha az esküvő helyszíne távolabb van, vagy a násznép egyes tagjai valahonnan külföldről érkeznek), szombaton (a legtöbb szolgáltatót a hétnek erre a napjára foglalják le, ez a klasszikus értelemben vett esküvő nap) vagy vasárnap (olcsóbb, de vedd figyelembe, hogy másnap munkanap) szeretnéd megtartani az esküvőt.


De térjünk vissza a szolgáltatókhoz, akiket le kell foglalnod az esküvőre. Figyelsz? Kezdjük (fontos, hogy ebből a listából kihúzhatsz vagy hozzáadhatsz saját kategóriákat, ez a lista mindenki személyes igénye szerint alakul, a legáltalánosabbakat sorolom):

a. Vacsora és italok: általában a helyszín biztosítja. Fontos különös figyelmet fordítani az apró részletekre, mert előfordulhat, hogy a szerződés olyan „banánhéjakat” rejt, amelyen könnyű elcsúszni. Ha a buli nem egy étteremben lesz, hanem mondjuk egy udvaron, cateringre és sátorra is szükség lesz. Erre érdemes idejében gondolni. Az éttermek a felszolgálandó ételek listáját szépen, menübe szedve küldik el, neked arra kell odafigyelned, hogy a násznépben vannak-e olyan személyek, akik valamilyen speciális diéta szerint étkeznek (vegetáriánusok, vegánok, glutén- és/vagy laktózérzékenyek, cukorbetegek).

b. Dekor: rusztikus, vintage, bohém, sok vagy kevés vágott virág legyen…csokrok, kitűzők, boldogságkapu stb. Ezeket ki készíti el? Vannak esetek, amikor a helyszín biztosítja, de, ha mégsem, keresni kell egy dekorost, aki kivitelezi az általad megálmodott koncepciót, árajánlatokat begyűjteni a jelöltektől (tudod, legalább 3 árajánlatot érdemes kérni/szolgáltatás), majd pedig nyomon követni a tervezési folyamatot, véglegesíteni a terveket és még a helyszínt is bejárni az esemény előtt.

c. Zene: élő zene legyen, vagy DJ, aki az előre egyeztetett dalok listáját játssza? Végighallgatni, ahogy az unokatestvéred torkaszakadtából énekli a Thunderstruckot (vagy szórakoztatni a násznépet a kedvenc dalaiddal, amelyeket természetesen te énekelsz el), azaz karaoke bulit csapni? Vagy legyen inkább a DJ és a karaoke ötvözete? A döntés a tied. Ha pedig az megvan, indulhat az árajánlatok bekérése, a találkozók szervezése, majd pedig a zene-részleg szolgáltatójának lefoglalása.

d. Fotó és videó: nem győzzük hangsúlyozni! A legjobbakat pillanatok alatt elhappolják! Tartsd szem előtt, hogy ugyanaz a személy nem tud egyszerre fotózni és videózni. Olyan fotóst és videóst válassz, akik tudnak együtt dolgozni, mivel amellett, hogy végig azon lesznek, hogy elcsípjék a legszebb és legfontosabb pillanatokat, arra is oda kell figyeljenek, hogy ne legyenek egymás útjában. Az a legjobb verzió, ha egyből fotó-videó duót, csapatot keresel. Nem is kell mondanunk, mert már magadtól is tudod, ugye? Idejében kezdj el keresgélni és referencia anyagokat, árajánlatokat begyűjteni, hogy tudd lefoglalni azokat, akiket igazán szeretnél.

e. Anyakönyvvezető, szertartásvezető, lelkész, pap stb.: szóval, aki kimondatja veletek a boldogító igen. Döntsétek el, kit szeretnétek felkérni erre a feladatra és idejében jelezzétek felé ez irányú szándékotokat.

f. Frizura és smink: DIY smink és haj esetében kézügyességgel és tapasztalattal rendelkező hölgyek, valamint azok, akiknek az izgalomtól nem remeg a kezük (minden csodálatunk a tietek!) előnyben, nekünk halandóknak marad a külsős csodatévő felkutatása és lefoglalása.

g. Torta: milyen legyen az íze, alakja, hány emeletes legyen, egyáltalán legyen-e emeletes a torta? Kérdések, amelyeket meg kell válaszolni, majd pedig elindulni cukrászt keresni, aki elkészíti a megálmodott tortát, kóstolásra járni – ha kell, többször is.

h. A ruha: ez az, amit nem tudsz senkire sem rábízni, és miért is tennéd? Azzal számolnod kell, hogy egy alapos ruhapróba órákat is felölelhet.

i. A lista végére hagytam a ceremóniamestert/vőfélyt, akit hívhatunk az esküvő lebonyolítás karmesterének is. Ő lesz az a személy, aki összehangolja a szolgáltatókból álló zenekarodat. Ha úgy döntesz, nem fogadsz fel esküvőszervezőt, a ceremóniamester lesz a legfőbb támaszod. Hozzá fordulhatsz majd segítségért, ha pl. elszakad a harisnyád, vagy ha felgyullad az egyik asztalon a szalvéta, mert az unokaöcséd túl hevesen kapaszkodott a terítőbe, amíg a Mambo nr.5-ra táncolt (nyugi, nem lesz ilyen, de bármi előfordulhat és bárminek az ellentéte is :) ). A ceremóniamester átveszi tőletek a házigazda szerepét, szórakoztatja a vendégeket, hogy te is felhőtlenül megélhesd a ti napotokat.


Gyorsan összegezzük az eddigieket: megvan a dátum, kiválasztottátok és lefoglaltátok a helyszínt, megvan a vendégek hozzávetőleges száma és minden szolgáltatóra megvan legalább 3 jelölt. Mennyi idő lesz lezongorázni az egyeztetéseket, tárgyalásokat és foglalásokat?


Ha minden eshetőséggel számolunk (a smink-haj szekció 2 ember, a fotó-videó szekció 2 ember és a helyszín nem biztosítja a kaját + a felsorolásban ott volt még a dekor, a torta, a zene, a ceremóniamester, a szertartásvezető, a ruha, stb), akkor összesen minimum 10 különféle szolgáltatás képviselőjével kell kapcsolatot teremteni, tartani, és tárgyalni.


Ha biztosan jó döntést akarsz hozni (a lehető legjobb szolgáltatókat a legjobb áron megszerezni), ahogy már említettem, szolgáltatásonként 3 jelölttel érdemes indítanod, hogy képbe tudj kerülni és össze tudd őket hasonlítani.


A szolgáltatások száma (10) x jelöltek száma (3) = 30. Harminc!


Előfordulhat, hogy a 30 emberrel többszöri alkalommal is találkoznod kell, de az egyszerűség kedvéért számoljunk, szolgáltatónként 1 alkalommal. Továbbá itt még számolnunk kell a rengeteg telefonhívással és e-mailváltással, amelyek a találkozókat megelőzik, a "lukrafutásokkal", a megkeresett, de választ nem adó szolgáltatókkal (mert sajnos ilyen is van), a válaszoló, de szabad időponttal nem rendelkező szolgáltatókkal, stb. Elég hatékony szervezéssel, legyen ez az előzetes ügyintézés - szerényen szólva - kb 30 perc minden olyan szolgáltatóra vetítve, akivel végül személyes találkozót sikerült egyeztetni. (Ja! A megelőző kutatómunkát, az ajánlások bekérését különböző forrásokból nem is számoltuk, pedig az is nagyon komoly meló).


Megvannak az időpontok, mehetnek a személyes megbeszélések. Ha ügyesek vagytok, 1 óra alatt lezavarjátok mindegyiket (és ügyesek vagytok, mert felkészülten mentek ezekre az egyeztetésekre és tudjátok, mi az elképzelésetek). Legyünk reálisak és számoljunk azzal is, hogy ezekre a találkozókra oda is kell utazni, majd onnan tovább kell menni. Egy alkalom, oda- és visszaúttal nem valószínű, hogy rövidebb lesz, mint 2 óra.


Azaz így 1 szolgáltatóra 2,5 órát szánsz, mindennel együtt (egyeztetés + személyes találkozó + útidő). Az összesen 30 x 2,5 óra = 75 óra. Hidd el, ez nagyon szerény számítás.

Ennyit kell felszabadítani a munkás mindennapokból és a pihenésre szánt hétvégéből. Dehát, egyszer készül az ember az esküvőjére! Mindent meg lehet oldani! :)

Ehhez a jó kis matek példához hozzászámolhatnánk még a helyszínek bejárásával eltöltött órákat is, de ezzel már nem bonyolítjuk tovább a képletet. Ettől függetlenül, azzal is számolni kell.


6.1 A szolgáltatókkal való tárgyalásokkal párhuzamosan ne felejtsetek el a meghívókkal, ültetőkártyákkal és köszönőajándékokkal is foglalkozni. Ti magatok tervezitek meg? Kiadjátok egy szolgáltatónak? Ha a második, akkor azt még hozzá kell számolni a szolgáltatásos matekhoz és a listához. Ne felejtsetek el látványterveket kérni és leellenőrizni minden részletet a meghívón mielőtt kiküldenétek őket! Ja, meg persze, ne felejtsétek el időben kiküldeni őket és az sem volna rossz, ha mindenki idejében visszajelezne, hogy el tud-e jönni!


7. Megtárgyaltátok az árakat, feltételeket, igényeket és lefoglaltátok az összes szükséges szolgáltatást. Elolvastátok az összes szerződést, visszaküldtétek a szükséges módosítási javaslatokat, megszületett a végleges szerződés minden szolgáltatóval, kifizettétek az összes foglalót, stb. Már látszik a fény az alagút végén, ugye? Na jó, nem vakít még az a fény, de már pislákol! Ez jó hír! :) Jöhet a részletek kidolgozása. Például az ültetési rend és hasonlók.


De itt most ugrunk egyet előre az időben:


Minden részlet kidolgozva, minden szolgáltató lefoglalva, jöhet a Nagy Nap! Képzeld el, ahogy reggel felébredsz (ha tudtál aludni az izgalomtól, persze), megiszod a kávéd és rákészülsz az előtted álló eseményekre. Elő a check-listet és indulhat az ellenőrző kör! Minden szolgáltató megérkezett, tudja a dolgát és azt megfelelően végzi is, vár a sminkes és a fodrász, minden asztal megterítve, minden dekor elem a helyén, sínen van a kaja, megvannak a pincérek, megérkezett a torta. Minden jól halad! De a nagy rohanás ne terelje el a figyelmedet saját magadról!


Hahó! Kezdj el készülődni! (De azért fél szemedet tartsd a "háttérmunkálatokon"!)

Lassan idő van, érkeznek a vendégek. Jöhet a ceremónia, indulhat a bevonuló zene, nagy mosoly és tessék! Csapó! Ez bizony a te filmed, forog éppen, csak nem lehet visszatekerni, mint otthon a tévét, itt élesben megy minden. Szerencsére minden szuperül meg volt szervezve, ezért mindenki a helyén, tökéletesen.


Kimondtátok a boldogító igent, a vendégek elfoglalták a helyeiket az asztaloknál, indulhat a buli! Felállsz a székről és valahogy sikerül megpattanjon egy varrás a ruhádon. Elő van készítve erre az eshetőségre is minden, ugye? De legalább a ceremóniamester fel van készülve egy efféle helyzetre, remélhetőleg!


Mindez, amit felvázoltam, bonyolultnak és nehéznek tűnhet sőt, lehet meg is rémít! Leírni és összegezni is hosszú volt, hát még a megvalósítás! De ez ne vegye el a kedved! Egyre emlékezz: a legfontosabb, ha bármi történik, legyen, aki tud segíteni és megmenti a helyzetet. ;)


Vannak tanácsaim, kapcsolataim, tapasztalatom. Ha a szervezés bármelyik fázisában segítségedre lehetek, hívj, vagy írj! Kérésedre szívesen küldök egy ellenőrző listát, amit én is szoktam használni, hogy biztosan semmi ne maradjon ki a szervezés közben. Írj egy e-mailt és már megy is a check-list.


Ha nem találkoznánk, sok erőt, türelmet, kellő humorérzéket és kitartást kívánok a szervezéshez és a lebonyolításhoz, ha pedig találkozunk, akkor mindez biztosan rendelkezésedre áll. :)


Üdv,

Dee ;)